Đối với hoạt động thư viện, công tác xử lý kỹ thuật tài liệu là một khâu nghiệp vụ quan trọng, bao gồm các hoạt động đăng ký, mô tả thư mục, phân loại, định từ khóa, xây dựng biểu ghi và cập nhật dữ liệu vào hệ thống quản lý thư viện. Tuy nhiên, tại nhiều thư viện trường học, việc xử lý kỹ thuật tài liệu vẫn được thực hiện riêng lẻ, chưa có sự liên thông và chia sẻ dữ liệu. Điều này dẫn đến tình trạng cùng một tài liệu được nhiều đơn vị thực hiện lại các thao tác nghiệp vụ tương tự, làm tăng thời gian, nhân lực và chi phí, đồng thời ảnh hưởng đến tính thống nhất và chất lượng dữ liệu thư mục.
Xuất phát từ thực tế trên, việc triển khai sử dụng phần mềm Oppen Bibilo đến hệ thống thư viện trường học trên địa bàn tỉnh trong đó có việc “Ứng dụng mục lục liên hợp trong công tác xử lý kỹ thuật tài liệu tại các thư viện trường học trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng” được xây dựng nhằm đổi mới phương thức xử lý tài liệu theo hướng dùng chung dữ liệu, chuẩn hóa nghiệp vụ, tăng cường liên kết và nâng cao hiệu quả hoạt động thư viện.
Mô hình tập trung xây dựng và khai thác hệ thống mục lục liên hợp, tạo môi trường để Thư viện tỉnh, thành phố và các thư viện trường học có thể chia sẻ, khai thác và sử dụng chung dữ liệu thư mục. Thông qua hệ thống mục lục liên hợp, các thư viện trường học có thể tra cứu, tìm kiếm và khai thác các biểu ghi thư mục đã được xử lý, chuẩn hóa. Đối với những tài liệu đã có biểu ghi, cán bộ thư viện chỉ cần kế thừa dữ liệu, kiểm tra, chỉnh sửa và bổ sung các thông tin phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị, thay vì phải thực hiện lại toàn bộ quy trình xử lý kỹ thuật.
Đối với các tài liệu chưa có dữ liệu trên hệ thống, Thư viện tỉnh hoặc đơn vị được phân công thực hiện xử lý kỹ thuật, xây dựng biểu ghi theo các tiêu chuẩn nghiệp vụ và cập nhật vào mục lục liên hợp để các thư viện khác tiếp tục khai thác, sử dụng.
Việc triển khai mô hình được thực hiện theo các nội dung chủ yếu:
- Chuẩn hóa quy trình xử lý kỹ thuật tài liệu và dữ liệu thư mục;
- Xây dựng, cập nhật và khai thác kho dữ liệu biên mục dùng chung;
- Hướng dẫn cán bộ thư viện trường học tra cứu, tải và sử dụng biểu ghi thư mục;
- Hỗ trợ nghiệp vụ, kiểm tra và hiệu chỉnh dữ liệu nhằm bảo đảm tính thống nhất, chính xác;
- Tăng cường kết nối, chia sẻ nguồn lực thông tin giữa Thư viện tỉnh và các thư viện trường học;
- Theo dõi, tổng hợp và đánh giá hiệu quả áp dụng mô hình.
Xuất phát từ thực tế trên, việc triển khai sử dụng phần mềm Oppen Bibilo đến hệ thống thư viện trường học trên địa bàn tỉnh trong đó có việc “Ứng dụng mục lục liên hợp trong công tác xử lý kỹ thuật tài liệu tại các thư viện trường học trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng” được xây dựng nhằm đổi mới phương thức xử lý tài liệu theo hướng dùng chung dữ liệu, chuẩn hóa nghiệp vụ, tăng cường liên kết và nâng cao hiệu quả hoạt động thư viện.
Mô hình tập trung xây dựng và khai thác hệ thống mục lục liên hợp, tạo môi trường để Thư viện tỉnh, thành phố và các thư viện trường học có thể chia sẻ, khai thác và sử dụng chung dữ liệu thư mục. Thông qua hệ thống mục lục liên hợp, các thư viện trường học có thể tra cứu, tìm kiếm và khai thác các biểu ghi thư mục đã được xử lý, chuẩn hóa. Đối với những tài liệu đã có biểu ghi, cán bộ thư viện chỉ cần kế thừa dữ liệu, kiểm tra, chỉnh sửa và bổ sung các thông tin phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị, thay vì phải thực hiện lại toàn bộ quy trình xử lý kỹ thuật.
Đối với các tài liệu chưa có dữ liệu trên hệ thống, Thư viện tỉnh hoặc đơn vị được phân công thực hiện xử lý kỹ thuật, xây dựng biểu ghi theo các tiêu chuẩn nghiệp vụ và cập nhật vào mục lục liên hợp để các thư viện khác tiếp tục khai thác, sử dụng.
Việc triển khai mô hình được thực hiện theo các nội dung chủ yếu:
- Chuẩn hóa quy trình xử lý kỹ thuật tài liệu và dữ liệu thư mục;
- Xây dựng, cập nhật và khai thác kho dữ liệu biên mục dùng chung;
- Hướng dẫn cán bộ thư viện trường học tra cứu, tải và sử dụng biểu ghi thư mục;
- Hỗ trợ nghiệp vụ, kiểm tra và hiệu chỉnh dữ liệu nhằm bảo đảm tính thống nhất, chính xác;
- Tăng cường kết nối, chia sẻ nguồn lực thông tin giữa Thư viện tỉnh và các thư viện trường học;
- Theo dõi, tổng hợp và đánh giá hiệu quả áp dụng mô hình.
Giao diện chính của phần mềm Oppen Biblio
Việc ứng dụng mục lục liên hợp đã góp phần đổi mới phương thức xử lý kỹ thuật tài liệu, chuyển từ hình thức xử lý riêng lẻ tại từng đơn vị sang khai thác, chia sẻ và sử dụng dữ liệu dùng chung. Năng suất xử lý tài liệu được nâng cao đáng kể. Nếu trước đây việc xử lý theo phương thức thủ công hoặc chưa khai thác dữ liệu dùng chung chỉ đạt khoảng 30 - 50 tài liệu/người/ngày, thì khi ứng dụng mục lục liên hợp, năng suất có thể đạt từ 250 - 300 tài liệu/người/ngày, tùy thuộc vào loại hình tài liệu và mức độ hoàn chỉnh của biểu ghi thư mục.
| 1. Nhấn vào mục [Tra cứu liên thư viện]. Nhập tên sách. Sau đó Nhấn nút [tìm kiếm]. |
 |
| 2. Trong trang kết quả tìm kiếm ta kiểm tra tên tài liệu, chỉ số tập và năm xuất bản có đúng hay không? Nếu đúng ta nhấn vào tên sách. |  |
| 3. Ta nhấn [Ctrl+A] xong ta nhấn tiếp [Ctrl+C] để copy dữ liệu |  |
| 4. Quay trở lại phần mềm ta nhấn nút [Thêm tài liệu] Nhấn Ctrl+V để dán dữ liệu vào vùng màu vàng Tiếp tục nhấn lần lượt 3 nút màu đỏ: [Cập nhật dữ liệu MARC], [Tự động điền ký hiệu xếp giá], [Thực hiện]. |
 |
| 5. Dùng máy quét mã vạch thêm số đăng ký cá biệt. |
 |
| 6. Nhấn vào Thêm bản (Số ĐKCB) để thêm bản nếu tài liệu có nhiều bản. |