Trước khi tiến hành sáp nhập, công tác nghiệp vụ tại ba thư viện tỉnh Lâm Đồng, Bình Thuận và Đắk Nông tồn tại nhiều khác biệt đáng kể, đặc biệt trong quy trình xử lý tài liệu và ứng dụng công nghệ. Mỗi thư viện xây dựng và vận hành một quy trình nghiệp vụ riêng, chưa có sự thống nhất chung. Thư viện Bình Thuận sử dụng phần mềm Ilib 8.0 để quản lý và xử lý tài liệu, trong khi Thư viện Lâm Đồng lại vận hành trên nền tảng Ilib 3.6 với các chức năng và chuẩn dữ liệu có phần hạn chế hơn. Riêng Thư viện Đắk Nông vẫn chưa triển khai phần mềm quản lý thư viện. Bên cạnh đó, cách thức mô tả tài liệu tại mỗi đơn vị cũng không đồng nhất, từ việc áp dụng chuẩn biên mục đến cách định dạng dữ liệu thư mục, dẫn đến khó khăn trong việc liên thông, chia sẻ và đồng bộ dữ liệu. Những khác biệt này đặt ra thách thức lớn cho quá trình chuẩn hóa và tích hợp hệ thống khi tiến hành sáp nhập.
Lớp bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ và kỹ năng chuyển đổi số cho cán bộ, viên chức thư viện
Trước hết để thư viện có nguồn tài nguyên thông tin chất lượng và phong phú thì Công tác bổ sung và sưu tầm tài liệu giữ vai trò nền tảng trong hoạt động của thư viện, đặc biệt trong bối cảnh sáp nhập các đơn vị để hình thành một hệ thống thống nhất như Thư viện Lâm Đồng. Đây không chỉ là quá trình gia tăng số lượng tài liệu mà còn là việc lựa chọn, cập nhật và phát triển nguồn tài nguyên thông tin phù hợp với nhu cầu đa dạng của người dùng. Vì vậy phòng nghiệp vụ đã nghiên cứu, đề xuất quy trình bổ sung cụ thể cho từng nguồn tài nguyên thông tin như sách in, sách điện tử và tài liệu dành cho người khiếm thị, sách biếu tặng. Quy trình này sẽ giúp đảm bảo tính đồng bộ, cân đối và công bằng trong tiếp cận tri thức. Đồng thời, công tác này còn góp phần nâng cao chất lượng phục vụ, đáp ứng kịp thời xu hướng chuyển đổi số, cũng như thực hiện tốt chức năng lưu giữ, phổ biến tri thức và phục vụ cộng đồng một cách hiệu quả, bền vững.
Tiếp theo là quy trình chuẩn hóa quy trình xử lý tài liệu. Sau khi sáp nhập, khối lượng tài liệu từ ba địa phương rất đa dạng về nguồn gốc, hình thức và phương pháp phân loại. Vì vậy, việc xây dựng một quy trình thống nhất về các bước thực hiện xử lý kỹ thuật và nội dung và lưu trữ tài liệu là yêu cầu cấp thiết. Các tiêu chuẩn nghiệp vụ như phân loại theo khung phân loại thập phân Dewey (DDC23), biên mục theo AACR2 được áp dụng đồng bộ, góp phần nâng cao chất lượng xử lý tài liệu và khả năng tra cứu.
Việc triển khai phần mềm quản lý thư viện tích hợp cho toàn hệ thống giúp đồng bộ hóa dữ liệu, tránh trùng lặp và tiết kiệm thời gian xử lý. Các tài liệu sau khi được số hóa có thể được chia sẻ giữa các thư viện trong khu vực, giúp bạn đọc dễ dàng tiếp cận nguồn tài nguyên phong phú mà không bị giới hạn bởi địa lý. Đây cũng là nền tảng quan trọng để phát triển thư viện số liên thông giữa các tỉnh.
Cải cách hành chính còn thể hiện ở việc đơn giản hóa các thủ tục nội bộ trong xử lý tài liệu. Các bước trung gian không cần thiết được cắt giảm, phân cấp rõ ràng trách nhiệm giữa các bộ phận như bổ sung, xử lý kỹ thuật và phục vụ bạn đọc. Nhờ đó, thời gian đưa tài liệu từ khâu tiếp nhận đến phục vụ được rút ngắn đáng kể, nâng cao hiệu quả khai thác.
Tuy nhiên, quá trình cải cách hành chính trong nghiệp vụ cũng đối mặt với một số khó khăn như sự chênh lệch về hạ tầng công nghệ, thiếu đồng bộ về dữ liệu cũ, và áp lực khối lượng tài liệu lớn cần xử lý lại. Ngoài ra, việc chuyển đổi từ phương thức truyền thống sang số hóa đòi hỏi nguồn lực tài chính và thời gian đáng kể. Trong thời gian tới, để tiếp tục đẩy mạnh cải cách hành chính, hệ thống thư viện cần tăng cường đầu tư hạ tầng công nghệ, hoàn thiện cơ sở dữ liệu dùng chung, và đẩy mạnh số hóa tài liệu. Đồng thời, cần xây dựng cơ chế phối hợp hiệu quả giữa các đơn vị sau sáp nhập, đảm bảo tính liên thông và phát triển bền vững.
Tóm lại, cải cách hành chính trong công tác nghiệp vụ sau khi sáp nhập là một bước đi quan trọng nhằm hiện đại hóa hệ thống thư viện. Với sự quyết tâm và đổi mới, công tác này sẽ góp phần nâng cao chất lượng phục vụ, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của bạn đọc trong thời đại số.
Trảo Thị Lợi - Thư viện tỉnh Lâm Đồng